舉行會(huì)議必須要印刷一些宣傳品及會(huì)議資料，用來告知會(huì)議的訊息以及會(huì)議期間提供與會(huì)者開會(huì)所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會(huì)后留存建檔參考使用。
會(huì)議資料
一、印刷項(xiàng)目
1．會(huì)前：
(1)大會(huì)專用信封、信紙。
(2)宣傳品--海報(bào)、會(huì)議通知、報(bào)名表。
2.會(huì)期間：
(1)大會(huì)節(jié)目手冊(cè)。
(2)其他：名牌、與會(huì)證書、感謝狀、晚宴邀請(qǐng)卡、餐券。
(3)論文摘要集／與會(huì)者名冊(cè)。
依照會(huì)議規(guī)模及大會(huì)預(yù)算，以上有些項(xiàng)目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費(fèi)可以不用印制信封信紙；但如果籌備時(shí)間很長(zhǎng)而經(jīng)費(fèi)足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會(huì)議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。
二、會(huì)前使用的印刷品
會(huì)前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會(huì)形象，二來可以同時(shí)開展做宣傳。
1.信封、信紙
先請(qǐng)一家合作良好的印刷設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)符合大會(huì)主題的CIS(含大會(huì)logo、字體、色系等)，依照這個(gè)大會(huì)識(shí)別系統(tǒng)(CIS)去延伸設(shè)計(jì)其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會(huì)的印刷品有一致的整體感，甚至大會(huì)會(huì)場(chǎng)布置物，如指示海報(bào)、眉目板等也可使用這個(gè)CIS，加強(qiáng)與會(huì)人員印象。接著，就可以設(shè)計(jì)大會(huì)信封／信紙，當(dāng)然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò)相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報(bào)告仍然使用大會(huì)信紙，而且寄發(fā)會(huì)議通知也必須使用信封。更好設(shè)計(jì)兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會(huì)議通知之用。
2.宣傳品
需要印刷的宣傳品包括：
a．海報(bào)。
b.會(huì)議通知(宣傳小冊(cè))。
三、印刷設(shè)計(jì)與制作
1.封面(海報(bào)、會(huì)議通知)
a.會(huì)議名稱、1ogo。
b．日期和地點(diǎn)。
c．主辦單位--由誰主辦。
d．摘要--簡(jiǎn)單介紹內(nèi)容或主題。
e．大會(huì)標(biāo)語。
2.內(nèi)容(會(huì)議通知)
詳述會(huì)議內(nèi)容，特別強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對(duì)講員和講題詳細(xì)介紹，以鼓勵(lì)大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個(gè)會(huì)議是有價(jià)值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：
a．時(shí)間、日期和地點(diǎn)。
b．會(huì)議名稱。
c．主辦單位及協(xié)辦單位，或指導(dǎo)單位。
d．大會(huì)籌備委員會(huì)名單及秘書處。
e．主題。
f．會(huì)議主人邀請(qǐng)函。
g．誰應(yīng)該參加和為什么。
h．暫定會(huì)議日程表。
i．演講人名字、職稱。
j．會(huì)場(chǎng)簡(jiǎn)介。
k．報(bào)名費(fèi)用(包括內(nèi)容)。
l．報(bào)名表。
m．住宿資料。
n．眷屬活動(dòng)和相關(guān)旅游資料。
o．特別活動(dòng)。
p．教育學(xué)分。
三、印刷設(shè)計(jì)與制作
3.設(shè)計(jì)大會(huì)宣傳小冊(cè)(會(huì)議通知)
設(shè)計(jì)一份實(shí)用又精美的會(huì)議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會(huì)者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。
內(nèi)容
a.將重要訊息放在封面。
b．宣傳(廣告)時(shí)要有一致性，以這個(gè)主題為主。
c．封面利用單一圖樣。
d．摘要--簡(jiǎn)單介紹內(nèi)容或主題。
e．在照片下要說明。
f．避免陳詞濫調(diào)。
g．加強(qiáng)重點(diǎn)。
h．以照片來代替圖案。
i．不要?；ㄕ?。
j．使大會(huì)宣傳小冊(cè)看起來有價(jià)值感。
k．在質(zhì)量上要好。
l．誠(chéng)實(shí)以告。
m．用信封郵寄大會(huì)宣傳小冊(cè)。
n．提供報(bào)名方法。
o．確定參加者對(duì)象及目標(biāo)。
p.利用封面引起興趣并著手行動(dòng)。
q.讓有意愿與會(huì)的人參與。
r.人性化，引發(fā)興趣。
s.利用別人推薦來增加可信度。
三、印刷設(shè)計(jì)與制作
3.設(shè)計(jì)大會(huì)宣傳小冊(cè)(會(huì)議通知)
列出優(yōu)點(diǎn)
a.將活動(dòng)名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。
b.利用副標(biāo)題加強(qiáng)效果，這個(gè)建議很重要，特別是當(dāng)你每年年會(huì)或活動(dòng)名稱都相同時(shí)。
c.例舉參加會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)。
d.建議參加會(huì)議的人簡(jiǎn)述工作范圍和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，讓別人知道哪些人參加會(huì)議獲益更大。
e.在大會(huì)宣傳小冊(cè)中，25％~30％描述大會(huì)內(nèi)容，如果會(huì)議在更近舉行，不要害怕重復(fù)使用字句。
f.包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。
g.利用過去與會(huì)者的推薦，讓人感覺可從會(huì)議中獲益。
h.利用現(xiàn)在式第二人稱，用肯定句，不要寫不確定的字眼。
會(huì)議資料托運(yùn)：
a.會(huì)議主辦方需要提前2天運(yùn)到前昆明
b.可以由我們時(shí)代亞盟收貨，并由我們轉(zhuǎn)運(yùn)到酒店，所發(fā)生的運(yùn)費(fèi)由會(huì)務(wù)組承擔(dān)
c.會(huì)務(wù)組發(fā)貨后，需將發(fā)貨單傳真給我們，確認(rèn)收貨人的電話和身份證
d.特殊情況請(qǐng)?jiān)敱M告之
e.會(huì)務(wù)組到酒店后，查收托運(yùn)資料