發(fā)布時間：2017-2-13
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會議接待細則
在做每一項接待工作，我們首先進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質，樹立強烈的責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。
我們平時詳細的了解了當地習俗、名勝古跡、土特產、交通以及各類酒店設施，包括酒店位置、菜單（品）、餐飲、娛樂設施、安全保衛(wèi)及價格等，為與會者提供分析資料及使用建議，供屆時與會者選擇。
（一）、接待原則
確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。
1、根據來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。
2、根據來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。
3、詳細了解酒店及酒店設施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛(wèi)及價格等告知與會者，提供分析及使用建議，以便與會者選擇酒店。
4、客人抵達前，我們會在醒目處懸掛好歡迎詞。
5、做好接待前的準備工作，根據來賓身份預定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。
6、提前召開有關部門協(xié)調會，明確任務分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）。
（二）、接待注意事項
1、接待車輛注意事項：
①、車內備品：礦泉水、傘、面巾紙、獨立包裝濕巾、煙、打火機、口香糖、花露水、小食品等；
②、租用或借用的車輛，應提前了解司機的素質、車況、車內衛(wèi)生，夏天在客人出站前十分鐘打開空調，使車內溫度降到25℃左右。
2、接待人員注意事項：
①、通訊：手機二十四小時開機、預存足夠的話費、充足電或隨身帶一塊電板，遇到特殊情況時，應盡快找到可聯(lián)系的方式，及時匯報工作進展；
②、領導布置任務時，有時間限制的一定在規(guī)定時間內圓滿完成，如完成不了應及時反饋未完成原因；沒有時間規(guī)定的，應在第一時間內完成；
③、工作中出現問題或意外情況解不了時，及時向領導匯報、請示、不能拖延；
④、任務落實到個人時，要不折不扣的執(zhí)行，按要求完成，鼓勵有創(chuàng)造性，但禁止隨意性；
⑤、要時刻保持工作狀態(tài)，隨時處理突發(fā)問題，并嚴格遵守保密原則；
⑥、接待人員（包括司機）夏季穿長袖或半長袖襯衫，扎領帶，黑皮鞋，深色褲子；冬季要穿正裝（西服）扎領帶，黑色皮鞋。
3、入住酒店注意事項：
①、提前與酒店負責人對接，及時做好房間安排表，提前辦理房卡，在客人到達五分鐘之前打開房門和房內電源，在酒店門口、電梯間、入住樓層要有員工到位迎接客人并發(fā)放房間表；
②、房間內需要擺放果盤、礦泉水、煙、打火機、洗漱兜、干果、高檔紙抽、水果刀、茶葉（應根據領導喜好，例如：鐵觀音、普洱）；
③、前臺人員要提前檢查房間內設施電源、電視、電話、床鋪、洗漱間備品、有無熱水、熱水器是否干凈和可用等各項實施是否完好（（例如電視、電話、衛(wèi)生間是否完好），發(fā)現問題及時跟服務員或客服經理聯(lián)系解決；
④、在酒店用餐時提前預定早中晚餐廳包間，除非明確不在酒店餐廳用餐，否則一概提前預定，不用時再退訂；
⑤、提前預定燒烤、茶館、洗浴等其他場所時，更好實地查看一下，否則一定要問清壞境、標準項目等事項，預定這些場所時人員座位要留有余富量；
⑥、在酒店、賓館召開會議或吃飯時，會標、桌牌、餐簽告知服務員，會后或餐后要留存，等待接待完成后交給公司接待人員，禁止服務人員私自丟棄；
⑦、在餐廳用餐時提前將酒水預定（白酒、紅酒、飲料、礦泉水等）。
