為保證會議的成功，會前必須做好充分的準備。會議順利與否，關鍵在于會前的精心策劃。會議的準備工作一般包括會議的發(fā)起、會議召開的時間和地點的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準備和有關的技術性問題（如與會各國代表團的座次安排、會議名稱的使用等等）。周密的準備工作可為會議的成功奠定良好的基礎。
     從某種意義上說，會議的發(fā)起就是會議的醞釀過程。有關發(fā)起國家常常通過適當?shù)耐饨煌緩?，事先同其他國家、特別是有關主要國家就擬議中的會議交換意見，聽取建議，以便對會議的召開達成一致或諒解。會議的議程、開會的地點、時間、參加的國家等常常是各國討論、磋商的主要問題。

     1、制定請示報告
     我市有關單位如要與外國有關機構聯(lián)合舉辦國際會議或國際研討會、講習班等等，一般應在與外國有關單位醞釀會議的目的、內(nèi)容、時間、地點并達成初步意向之后，但還未做出口頭或書面承諾以前，提前半年以上申請有關報批手續(xù)（如舉辦意識形態(tài)方面的國際學術研討會，會議的內(nèi)容要慎重考慮）。主辦單位要向自己的上級主管部門寫請示報告。請示報告中要有如下內(nèi)容：

     要說明舉辦會議的起因、目的、內(nèi)容、時間、地點；會議的有關費用來源情況；主辦單位與國內(nèi)外有關單位初步達成了什么口頭意向；擬邀請什么國家或國內(nèi)外什么代表或學者參加會議；會議擬用的中英文名稱作為會議名稱以及擬用何種語言為會議語言；出席會議的代表須何時提供什么樣的論文；會議的初步議程；會議的禮賓安排；會議中可能會出現(xiàn)的外交或政治上的敏感問題，如有的會議出席者是來自非建交國家的等等。一般來說，在我市主辦國際會議，不邀請非建交國家參加，對非建交國家學者申請參加我市發(fā)起的國際會議，主辦單位應予以婉拒。如確有必要與會，主辦單位要報市外辦經(jīng)省外辦報外交部審批。主辦單位要在請示報告中附上單位的通訊地址、電話和傳真號碼、以及聯(lián)系人等等。請示報告須逐級報主管部門并經(jīng)市外辦和省外辦審核后報省政府審批，任何單位不能越級報批。如需報中央或國務院各主管部門或歸口部門審批的，經(jīng)省委或省府同意后，由省直主管部門或省外辦直接上報中央相應部門審批。待有關上級部門同意后，才能向國內(nèi)外代表發(fā)出邀請以及著手會議各項準備工作。

     如果這個國際會議是由中央或省有關部門主辦，而會議地點選在我市，要求我市有關單位承辦國際會議，那么應根據(jù)上級有關部門的要求做籌備工作。如果承辦此會議的經(jīng)費需從市財政撥專款的、或需要市領導參加會議或在會議上發(fā)言的、或需要市領導兼會議籌備委員會的某項職務的，承辦單位都要事先以文字形式向市政府報告或請示。

     2、成立籌備會議的工作班子成立籌備會議的組織委員會，選定有關負責人任委員會主任或委員，委員會下面根據(jù)實際工作需要設立幾個有關工作小組。

     3、會議的邀請

     邀請一般由會議主辦國發(fā)出，有時由非主辦國發(fā)出。在發(fā)出邀請信之時，應附有一份擬議中的會議程序規(guī)則草案、會議議程和日程草案、會議注冊表、簡單的交通圖、并說明對參加會議的要求（如是否要交會費、何時交，論文要何時寄到主辦單位，會議代表擬下榻何賓館，何時報到，在何日之前答復主辦單位是否要參加會議等等）。邀請信要闡明舉辦會議的目的和希望取得的結果。邀請信一般要在會前4個月發(fā)出。發(fā)邀請的范圍原則上要按會議組織原商定好的、我國有關部門批準的范圍，不要隨意增加，的確需要增加的也須經(jīng)有關上級部門批準后方能增加。

     4、擬定接待計劃

     各項籌備工作基本就緒后，主辦單位或者是中央、省有關部門主辦而由我市承辦的單位要做的事情就是制定接待計劃報有關部門審批，然后發(fā)送給有關單位。接待計劃要說明會議的基本情況、接待方針、禮賓規(guī)格及各項活動安排。計劃內(nèi)容包括對國內(nèi)外會議代表的迎送，市領導會見宴請，會議議程（尤其是開幕式和閉幕式的議程），會議代表的食宿行安排，會外參觀活動安排，安全警衛(wèi)，新聞報道，聯(lián)檢禮遇，費用開支來源等。上述各項要在接待計劃中說明清楚，并附上會議議程、開幕式議程、閉幕式議程及會議代表名單。

     5、召開協(xié)調通氣會

     如果會議規(guī)模比較大，參加會議的人多，需要有關的部門配合協(xié)調，主辦單位則應召集與本會議有關的單位（如學術部門、聯(lián)檢部門、服務部門、交通部門、公安警衛(wèi)部門等）開會，通報籌辦此會議的有關情況及討論需要各有關單位相互協(xié)調的事情。